1. ZGŁOSZENIE KONFERENCJI, PROGRAM RAMOWY, KALKULACJA

Składając do Dziekana Wydziału wniosek o zgodę na zorganizowanie konferencji należy załączyć druk „zgłoszenie konferencji” wraz z jej programem ramowym oraz „kalkulacją”. Po uzyskaniu zgody Dziekana dokumenty należy przekazać do p. mgr Kingi Dułacz.

Dokumenty dostępne są pod poniższymi linkami:
Zgłoszenie konferencji
kalkulacja

Konferencja finansowana bądź współfinansowana z wpłat uczestników wymaga zaznaczenia rubryki w dokumencie „zgłoszenie konferencji”: „Wymagane założenie subkonta”.

2. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Konferencje on-line w czasie rzeczywistym, bez nagrywania

Konferencje on-line z nagrywaniem materiału z konferencji

Wzory zgód

3. WSPÓŁORGANIZACJA
W przypadku współorganizowania konferencji/seminarium z instytucją/organizacją zewnętrzną (spoza UAM) należy przed planowanym wydarzeniem zawrzeć umowę/porozumienie o współorganizacji wydarzenia. Z uwagi na długotrwałą procedurę uzgadniania zapisów umowy i uzyskania akceptacji radców prawnych, służb finansowych wszystkich stron należy działania podjąć z odpowiednim wyprzedzeniem.

4. REZERWACJA SAL
Rezerwację sali należy zgłaszać do p. mgr Jędrzeja Gola

5. PRZYJĘCIE GOŚCI Z ZA GRANICY
Zgłoszenie cudzoziemców jest podpisywane przez Dziekana a następnie przekazane do Sekcji Obsługi Przyjazdów i Wyjazdów Zagranicznych UAM za pośrednictwem Sekretariatu.
Wniosek o przyjęcie cudzoziemca

6. DOKONYWANIE ZAKUPÓW
Dokonywanie zakupów i kwestie pobierania zaliczki na zakupy należy koordynować BOW w celu postępowania zgodnie z obowiązującymi procedurami.
Wszystkie faktury VAT, które mają być pokryte ze środków UAM powinny być  
wystawione na dane UAM czyli:

Uniwersytet im. Adama Mickiewicza
ul. H. Wieniawskiego 1
60-712 Poznań
NIP  777-00-06-350

7. OBSŁUGA TECHNICZNA
Przygotowanie techniczne sali na terenie Wydziału oraz jej obsługę podczas konferencji przygotowanie przy wsparciu technicznym pracowników BOW konferencji w trybie zdalnym lub hybrydowym należy ustalić z wyprzedzeniem z p. mgr Jędrzejem Golą.

8. WYSTAWIANIE FAKTUR ZA WPŁATY NA KONFERENCJE
Jeżeli konferencja ma oddzielne subkonto księgowe, na które są przekazywane wpłaty za uczestnictwo, prośbę od indywidualnego uczestnika o wystawienie faktury należy przekazać wraz z danymi do faktury do Sekcji Finansowej Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza.

9. SPRAWOZDANIE Z KONFERENCJI
Sprawozdanie należy składać do p. mgr Kingi Dułacz w terminie 3 tygodni od zakończenia konferencji. Jeżeli konferencja miała oddzielne subkonto księgowe to prosimy o podanie jego numeru w sprawozdaniu.